3 сентября 2022 г., 15:41
14K
Преимущества офисной библиотеки
Библиотеки компаний — это норма в юридической практике, но далеко не стандарт в других областях, тем не менее, это практичный бюджетный подход к совместному использованию знаний и ресурсов.
В библиотеках могут храниться технические книги, редакционные справочники, образцы материалов и даже архивы руководств пользователя. Мы являемся поклонниками офисных библиотек и с энтузиазмом хотим поделиться преимуществами, которые дает нам офисная библиотека в штаб-квартире Teamwork.com.
Вот вы пишете или кодируете, как будто завтра не наступит, и тут вам нужно что-то проверить. Информации нет в Интернете, поэтому вам нужна книга, которую вы видели, как ваш коллега читал в начале недели. Вы приходите в ее кабинет, а ее там нет, и книга пропала.
В обычном месте вы можете запаниковать, но если у вас есть специальная офисная библиотека, вы будете знать, что книга, скорее всего, вернулась на свою полку, и вы можете взять ее и выполнить работу, как босс.
Разве это не прекрасное чувство — точно знать, где находится то, что вам нужно? Это не единственное преимущество библиотеки на рабочем месте, вот три других:
1. Экономия денег. Вместо того чтобы покупать одну и ту же книгу для каждого сотрудника, которому может понадобиться ссылка на нее, вы можете приобрести одну (или две, если это самая горячая книга с момента появления бумаги) для общей библиотеки. Это очень полезно для технических, медицинских или юридических книг, которые стоят сущие копейки.
2. Последовательная информация. Вы уверены, что ваша команда использует одну и ту же информацию и, следовательно, не противоречит друг другу при работе над совместным проектом. Это особенно важно в эпоху использования веб-сайтов в качестве справочников без каких-либо сдержек и противовесов со стороны более авторитетных и отредактированных источников.
3. Создание актива и стандарта. Создание корпоративной или ведомственной библиотеки, даже если это просто книжный шкаф в коридоре, — это также создание актива для всех сотрудников и отстаивание приоритетов. Это говорит всем и каждому, что точные, информированные и образованные сотрудники пользуются уважением и поддержкой. Это, в свою очередь, задает тон проектам, которые должны соответствовать тем же стандартам совершенства.
Ценность библиотеки заключается в самом ее содержимом и в том, чтобы она соответствовала потребностям вашего рабочего места и интересам вашей компании или отдела.
Прежде всего, необходимо решить, хотите ли вы создать общекорпоративную библиотеку для всех общих книг или несколько библиотек для отделов. Если ваша компания ориентирована на общее дело, и большинство сотрудников работают над схожими проектами и задачами, возможно, вам подойдет большая общая библиотека. Однако для отделов с кардинально разными справочными материалами полезны ведомственные библиотеки.
В штаб-квартире Teamwork.com у нас две библиотеки. В одной библиотеке в центре офиса хранятся все книги для разработчиков с драгоценными камнями программирования (кстати, наряду с пистолетами Nerf), в то время как меньшая коллекция руководств по написанию текстов и грамматике находится в отделе маркетинга.
Это очень хорошо работает для нас, но у каждой компании свои потребности, поэтому подумайте, что вам нужно от вашей библиотеки, прежде чем делать первый шаг. Задача создания библиотеки может оказаться не такой сложной, как ожидалось. Когда вы будете готовы, выполните следующие простые шаги:
1. Создайте центральное место для книг и разработайте систему их систематизации, например, по языку программирования, грамматическому стилю или жанру. Иногда система не может быть полностью осознана, пока вы не просмотрите книги и не увидите тенденции в тематике. Тогда же вы должны решить, нужна ли вам система проверки.
2. Попросите сотрудников вернуть книги, принадлежащие компании, в книжный шкаф. Это позволит им приносить из дома те книги, которые были взяты на время. Через несколько дней, когда книги будут возвращаться медленно, пройдитесь по офису и соберите все оставшиеся библиотечные книги, которые не используются активно.
Хорошо бы уведомить всех сотрудников, что вы собираетесь это сделать, за 48 часов до начала акции и еще раз за несколько часов до нее, чтобы они не подумали, что вы как Воришка Гамбургеров с книгами (Hamburglar – один из персонажей историй о Рональде Макдональде и его друзьях — прим. пер.).
3. Организуйте книги, оставив немного свободного места на каждой полке, чтобы не было трудностей с извлечением или заменой названия. Также неплохо иметь на одной полке корзину или коробку с распечатками необходимых внутренних руководств по стилю и руководств пользователя, как для оружия Nerf.
Вы сами решаете, нужен ли вам бланк для подписи людей на книгах, в небольших компаниях это не обязательно.
Теперь, когда вы убедились в необходимости офисной библиотеки и знаете, как ее создать, у вас может возникнуть необъяснимое желание отправиться в магазин за панелями из темного дерева и кожаным креслом с высокой спинкой, чтобы представить, что ваша библиотека на рабочем месте прямо из настольной игры Clue.
Не все будут согласны с общей коллекцией книг, и многие книги по-прежнему будут храниться в отдельных кабинетах, но часто это хорошо для специализированных книг, используемых только определенными членами команды. Со временем главная библиотека будет расти и станет настоящим ресурсом.
Совместный проект Клуба Лингвопанд и редакции ЛЛ
Комментарии 4
Показать все
Может книги у вас и хранятся, вопрос используются ли. Во-первых, если разработчик не может найти что-то по программированию в интернете - он чего-то не договаривает. Во-вторых, как вы себе представляете чтение ИТ книги на 700 страниц технического текста с кучей исходных кодов на работе? Сел и 3-4 часа в день на протяжении месяца читаешь? А ходящее мимо начальство с широкой улыбкой смотрит на твой профессиональный рост и растрату рабочего времени, которое они оплачивают? Отличная идея, правда разбивающаяся о суровую реальность.
Идея отличная, всегда хотел корпоративную библиотеку в своей организации.