Этапы делового общения
Любое управление осуществляется посредством общения руководителей с подчиненными в самых разнообразных формах коммуникации. В любой форме общения можно выделить следующие этапы:
1. Установление контактов.
2. Ориентация в ситуации.
3. Обсуждение вопроса, проблемы.
4. Принятие решения, достижение цели.
5. Выход из контакта.
1. Установление контакта – ответственный и сложный по своей структуре момент общения. “С чего начать?”, “Как себя держать?” – вот стержневые вопросы начала коммуникации. Именно то, как человек выглядит при встрече – шутливым или строгим, внимательным, корректным или недовольным и категоричным, – позволяет собеседнику выбрать тактику поведения.
Какие же психологические факторы обеспечивают контакт с конкретным человеком?
♦ Прежде всего необходимо показать свою открытость для общения, что достигается не только словами, но и невербальной коммуникацией (легкая улыбка, если она уместна, небольшой наклон головы, корпуса в сторону собеседника, заинтересованное выражение глаз, устремленных на партнера). Не надо торопиться с приветствием, чтобы оно не помешало началу контакта.
Нужно как бы осмотреться и создать этим доброжелательную обстановку. По выражению вашего лица, еще без слов, собеседник увидит и оценит, с чем вы пришли к нему. Если же партнер не смотрит на вас, то обратитесь к нему по имени (если вы с ним на “ты”) или имени-отчеству и поприветствуйте традиционными словами. И после этого сделайте небольшую паузу, чтобы дать возможность человеку ответить, включиться в общение.
Как часто в повседневной жизни мы нарушаем эти правила: приветствуя, не смотрим в глаза собеседнику, забываем назвать его по имени-отчеству, не выдерживаем паузу при приветствии, а иногда здороваемся на ходу и торопимся обрушить на человека всю приготовленную информацию. Такую манеру поведения обычно называют авторитарной, обижающей человека, унижающей его достоинство.
Эта манера типична для ролевого общения, когда человек стремится подчеркнуть свое превосходство. Рассчитывать на контакт в таких случаях не приходится, так как в общении не установлена обратная связь: как партнер откликнулся на ваше поведение, этого ли вы ожидали, устраивает ли вас такой отклик или следует прибегнуть к коррекции своего поведения? Только на основе обратной связи возможно развитие общения.
♦ Невербальные средства коммуникации оказывают заметное влияние и на контакт с группой. Посмотрите на себя как бы со стороны: насколько ваша манера держаться на трибуне естественна, соответствует ли стиль вашей одежды вкусу аудитории, не слишком ли вы статичны или, наоборот, динамичны, не размахиваете ли вы руками или, наоборот, широко расставив руки, все время держитесь за трибуну, не слишком ли активно вы жестикулируете и т. д.
Эти простые вопросы для самоанализа помогут вам избежать затруднений в контактах с аудиторией. Конечно, лучший эффект дает отсроченный просмотр видеозаписи. Это помогает побороть боязнь аудитории и непринужденно держаться при общении. Вместе с друзьями беспристрастно оценивайте свое поведение и делайте соответствующие выводы, которые помогут овладеть искусством общения.
Очень полезно хотя бы один раз в неделю выступать публично в разных аудиториях. Выходя на трибуну, старайтесь переключить внимание с себя на слушателей, на обстановку. Если волнение проявляется в голосе, постарайтесь говорить тише, а когда почувствуете уверенность в себе, можете говорить громче. Важно только, чтобы речь была ясной, последовательной и искренней.
♦ Понимание языка жестов и мимики позволяет более точно определить позицию партнера. “Читая” жесты, мы осуществляем обратную связь, которая играет главную роль в целостном процессе делового взаимодействия, а совокупность жестов является важной составной частью такой связи. “Бессловесная” обратная связь может предупредить о том, что нам нужно изменить свое поведение, вообще исчезнуть или сделать что-то другое, чтобы достичь нужного результата.
♦ Большинство людей интуитивно находят наиболее удобное пространственное размещение при деловом общении. Однако пространственную организацию общения лучше осознавать и контролировать.
Рассмотрим технику построения беседы при приеме посетителей. Принять посетителя крайне желательно в точно назначенное время, что во многом снимает “психологический барьер” для откровенного общения. Иначе говоря, пунктуальность обоих собеседников положительно влияет на атмосферу встречи. Если посетитель просидит в приемной 15–20 мин, вряд ли он будет настроен на дружелюбно-деловой тон беседы. Поэтому психологи рекомендуют обязательно предупреждать посетителя, если невозможно принять его в назначенное время и попросить подождать, указав время с небольшим запасом. Если входит посетитель – вы встаете из-за стола, а если вы с ним не знакомы – называете себя. Затем приглашаете собеседника сесть напротив вас, например, за стол заседаний.
Это правило, к сожалению, часто нарушается, хотя выбор места беседы имеет существенное значение для установления взаимного контакта. В том случае, когда вы встречаетесь для беседы со своим сотрудником или просто знакомым, приветствуя и называя его по имени-отчеству, вполне достаточно встать из-за стола, но переходить на другое место необязательно. При частых беседах с одним и тем же лицом особых любезностей не требуется, хотя значение вежливости неоспоримо.
Если же общение носит полуофициальный характер и в нем проявляется доверительность, то беседу лучше всего вести в креслах за журнальным столиком. Руководители коллективов и их заместители должны иметь в кабинетах специально оформленные зоны для таких бесед. Это имеет принципиальное значение для создания оптимальной психологической атмосферы общения.
До недавнего времени мы много говорили о том, как животные устанавливают свою сферу обитания и охраняют ее. Но оказалось, что и у человека есть свои охранные зоны и территории. Если мы будем их знать, то сможем обогатить наши представления о своем поведении и поведении других; сможем прогнозировать реакцию подчиненного в процессе управленческого общения.
На основе многочисленных исследований психологи пришли к ряду важных выводов:
1. Физическое тело не только большинства животных, но и человека окружено определенной пространственной зоной, которую они считают своей собственной личной территорией.
2. Размеры личной пространственной территории социально и национально обусловлены (у южных народов и в городских условиях эта территория меньше, у народностей средней и северной полосы и в сельской местности она больше).
3. Личная пространственная территория человека имеет ряд зон, в которых и осуществляется общение в зависимости от характера данного акта общения:
а) интимная зона (от 15 до 45 см от тела человека). Из всех зон эта самая главная. В нее разрешается проникать только тем, с кем человек находится в тесном эмоциональном контакте (супруги, дети, родители, близкие друзья и родственники и др.). В этой зоне имеется еще сверхинтимная подзона (до 15 см), в которую можно проникнуть только посредством физического контакта;
б) личная зона (от 45 до 120 см). В пределах этой зоны осуществляется общение между приятелями и знакомыми каждый день;
в) социальная зона (от 120 до 360 см). Это общение людей в строгом соответствии с их социальной ролью, когда в общении желают подчеркнуть социальный статус общающихся. По сути дела, в этой зоне беседуют скорее не личность с личностью, а должность с должностью. В этой зоне мы также общаемся с незнакомыми людьми и с теми, кого мы не очень хорошо знаем;
г) публичная зона (более 360 см). Как правило, в этой зоне ведется общение с большой группой людей, когда мы хотим к ней обратиться.
4. Человек с трудом терпит вторжение постороннего в социальную и личную зону, а вторжение в интимную вызывает неуместные в данный момент физиологические реакции и способствует стрессу (сердце начинает биться чаще, происходит выброс адреналина в кровь, она приливает к мозгу и мышцам как сигнал физической готовности к бою, к отпору).
5. Современная городская жизнь принесла с собой ряд исключений из этих правил. Так как невозможно обеспечить всем общающимся необходимые зоны, люди договорились сознательно нарушать эти зоны в местах массовых скоплений людей (на стадионе, в киноконцертном зале, на занятиях в учебных заведениях, в общественном транспорте и др.).
Это не значит, что в этих условиях человек не испытывает дискомфорта, но он научился внешне это не выражать. Для того чтобы не усиливать этот дискомфорт, рекомендуется не смотреть в упор на соседа, не выражать на лице сильных эмоций и оставаться беспристрастным, не разговаривать даже со знакомыми, быть сдержанным в движениях.
Нарушение пространственной дистанции при общении ослабляет контакт между собеседниками и иногда оставляет неприятный осадок от беседы. Конечно, нельзя навязывать свою дистанцию, но следует чувствовать дистанцию, взаимоприемлемую для партнеров по общению: чем выше степень интимности и психологической совместимости, тем, видимо, должна быть короче пространственная дистанция. Важно при этом свое поведение соотносить с оценкой окружающих. Наверное, не везде этично стоять обнявшись, не каждого можно и нужно похлопывать по плечу и т. д.
Американский психолог И. Атватер считает, что “интимная” дистанция при общении должна составлять от 0,5 до 1,2 м, для деловых отношений расстояние должно быть от 1,2 до 3,7 м. Хотя верхний предел, видимо, завышен, к мнению ученого следует прислушаться.
Пространственная организация общения имеет существенное значение и при публичном выступлении. Если в зале темно, а трибуна освещена ярко, лектор всегда испытывает дискомфорт. В таком случае лучше подойти к краю сцены или спуститься к слушателям, но не подходить вплотную к первому ряду, так как это будет затруднять восприятие вашей речи. Важно выбрать оптимальное расстояние, которое позволяет видеть весь зал и общаться со всеми слушателями. Примерно такие же требования предъявляются и к пространственной организации общения на уроке.
Таким образом, мы видим, что установление контакта протекает в непрерывной связи с этапом ориентации.
2. Этап ориентации в ситуации дает возможность правильно выбрать дистанцию, “почувствовать” аудиторию или партнера, и на основе обратной связи отобрать нужные средства общения или скорректировать свое поведение. Опыт показывает, что не только индивидуальное, но и публичное общение достигает своей цели при его построении на субъектно-субъектной основе, т. е. на основе реального общения с аудиторией.
Субъект – это источник познания и преобразования действительности, активно действующее лицо. Все люди являются субъектами с присущими им чувствами, взглядами, целями общения.
Ведущий рассматривает своего партнера как объект общения, обязанный только воспринимать и перерабатывать информацию. Такой ошибочный подход называют субъектно-объектным. Субъектно-объектный подход не приводит, как правило, к конструктивному обмену информацией, не способствует достижению взаимопонимания.
Когда же в партнере признается активное начало и он принимается как субъект общения, происходит взаимообогащение людей, устанавливается и развивается контакт между собеседниками. Психологическую основу педагогики сотрудничества как раз и составляют субъектно-субъектные отношения.
При этих отношениях уже в начале общения возникает доверие между собеседниками, снимается то психологическое напряжение, которое очень часто присуще стеснительным, а иногда и просто скромным людям. Жизнь показывает, что именно субъектно-субъектные отношения являются наиболее продуктивными в педагогической деятельности.