Управление проектами. Быстрый старт

Десять советов по осуществлению эффективной взаимодействия

Данный раздел завершает формальное обсуждение предмета взаимодействия. Необходимо помнить о том, что хорошо налаженная коммуникация является основополагающей темой профессиональной технологии управления проектами. Овладев качественными навыками взаимодействия, вы сможете добиться успеха в осуществлении проектов практически в любой области.

Я знаком с менеджерами проектов, которые успешно реализовывали многомиллионные проекты в областях, где они не имели почти никакого технологического или практического опыта. Основным фактором успеха являлась их способность осуществлять эффективную коммуникацию, взаимодействовать с членами проектной группы и управлять самим проектом.

Например, не обязательно быть профессиональным программистом, чтобы благополучно завершить проект в области информационных технологий. Хотя некоторые теоретические знания и практический опыт в этой сфере не помешают, но менеджер проекта не должен быть одновременно ведущим техническим специалистом. В его обязанности входит управление и эффективная реализация проекта. В проектную группу всегда входят специалисты по техническим вопросам, которые помогают в оценке и определении конкретных практических задач. Обеспечьте постоянное и регулярное взаимодействие со всеми членами группы, особенно с техническими экспертами. Потребуйте у них периодически предоставлять вам уточненную информацию по профилирующим вопросам и контролируйте исполнение задач. Эффективная коммуникация и взаимодействие с членами проектной группы гарантируют успех проекта.

Поскольку основу основ работы менеджера проекта составляет коммуникация, занимающая 90 процентов его времени, единственным и самым главным навыком менеджера является профессиональная коммуникация. Рассмотрим 10 способов организации эффективной взаимодействия.

1. Передавайте надлежащую информацию надлежащим людям в надлежащий момент. Бесполезная информация отвлекает внимание, и если она не нужна получателю, превращается в мусор или шум, засоряющий его день. Нацеливайте коммуникацию на надлежащую аудиторию.

2. Соблюдайте правила этикета электронной почты. Сообщения должны быть краткими и лаконичными. Посылайте письмо только тому, кто действительно должен знать его содержание. См. совет 1.

3. Перефразируйте смысл высказывания говорящего своими словами. Это даст ему понять, что вы действительно внимательно слушаете и заинтересованы в правильном понимании содержания информации.

4. Задавайте уточняющие вопросы. Это убедит говорящего в том, что его сообщение услышано, но вам необходима дополнительная информация для полного понимания сути сообщения. Такой способ очень полезен для прояснения сказанного.

5. Соблюдайте правила этикета голосовой почты. Оставляйте краткие и содержательные сообщения. Четко произносите слова и дважды повторите номер своего телефона, чтобы адресату не приходилось по нескольку раз перематывать кассету автоответчика.

6. Устраняйте шумы. Шум отвлекает и может отрицательно сказаться на текущей взаимодействия. Сосредоточьте все внимание на человеке, с которым вы общаетесь в данный момент, и не отвлекайтесь на посторонние предметы.

7. Пользуйтесь методом активного слушания. Активное слушание предполагает личный зрительный контакт, кивки головой в знак того, что вы внимательно и заинтересованно слушаете, уточняющие вопросы, наблюдение за невербальным поведением говорящего.

8. Формулируйте сообщения точно и по существу. При любой возможности избегайте технического профессионального жаргона и подробностей. Для обеспечения ясности и убедительности сообщения используйте следующий метод публичных выступлений: начните с общей формулировки того, что вы хотите сказать аудитории, затем скажите это и в конце кратко сформулируйте то, что вы только что сказали.

9. Комбинируйте методы взаимодействия. При выступлении пользуйтесь визуальными средствами, включайте графики и диаграммы в письменные материалы. Совмещение двух или трех методов взаимодействия очень эффективный способ помочь слушателям запомнить ваше сообщение.

10. Проявите терпение при передаче сложных идей или технической информации. Иногда приходится вдаваться в технические аспекты ситуации. В таких случаях будьте терпеливы и потратьте дополнительное время и усилия, чтобы объяснить смысл высказывания. Вам он вполне очевиден, но слушателям может не хватить опыта или знаний в технических вопросах, что потребует дополнительных усилий с вашей стороны.

Завершая эту главу, необходимо коснуться некоторых важных вопросов. Прежде всего, имейте в виду, что важные сообщения нужно повторять несколько раз. Полезно выделять наиболее существенные мысли или факты в сообщении. Чтобы усвоить информацию, среднему слушателю требуется от трех до семи повторов. Учитывайте этот фактор при взаимодействия и рассчитайте, сколько раз требуется повторить сообщение, чтобы оно дошло до сознания каждого слушателя.

Я понимаю, что в этой главе содержится большой объем информации о взаимодействия. Однако не следует все запоминать наизусть. Большинство вопросов, которые мы рассмотрели, должны быть внесены в план взаимодействия, который мы обсудим в главе 4 «Определение целей проекта».