Шрифт
Source Sans Pro
Размер шрифта
18
Цвет фона
Отправители
Основная задача отправителя – ясно и точно сформулировать информацию. Он также должен представить эту информацию таким образом, чтобы она была понятна и доступна получателю. Помимо этого важно убедиться, что надлежащая информация передается надлежащим адресатам.
Предположим, вы работаете с поставщиком над текущим проектом. Возникло небольшое недоразумение по поводу поставки телекоммуникационного оборудования. Задержка поставки никак не повлияет на общий график проекта, так как данное мероприятие не имеет принципиального значения для его завершения. Вопрос заключается в следующем: нужно ли сообщать эту информацию всем членам проектной группы и всем заинтересованным лицам? Ответ: естественно, нет. Однако, члены группы, участвующие в этом мероприятии, должны знать о несвоевременной отгрузке. Если вам требуется помощь менеджера телекоммуникаций (функционального менеджера) в решении этого вопроса, необходимо проинформировать его о задержке и своих планах, связанных с новым графиком. Но должен ли вице-президент по маркетингу знать о возникшем затруднении только потому, что он является заинтересованным лицом в проекте? Скорее всего, нет. Именно это я имею в виду, говоря о передаче надлежащей информации надлежащим людям. Все остальное – информационные шумы.
До появления кабельного телевидения телевизионные станции ночью на несколько часов прекращали вещание. Когда станция уходила из эфира, телеэкран превращался во впечатляющую снежную бурю. Снегопад сопровождался устойчивым шипением, раздававшимся из динамиков телевизора. Если вам случайно не посчастливилось заснуть с включенным телевизором, и ночью программы прекратились, звук телепомех раздавался настолько громко, что мог разбудить даже мертвого. Телепомехи – это и есть шумы. Информация, передаваемая адресату, который в ней не нуждается, – не более чем шумы в течение и так беспокойного рабочего дня. Если конкретному получателю передается бесполезная информация, она становится шумом, но настолько громким, что не обращать на него внимания невозможно. Постоянно принимая большой объем шумов, адресат привыкает игнорировать их и пропускает или не замечает важные сообщения, как тот мальчик, который кричал «Волк!»
Снижайте уровень шумов. Направляйте распространяемую информацию только надлежащей аудитории.
Изучите информацию, ее воздействие на ситуацию, а также ее восприятие различными задействованными сторонами и примите разумное решение в отношении того, кто и какое сообщение должен получить. В случае возникновения сомнений, или если вы не уверены, должно ли заинтересованное лицо X знать о каком-либо событии, ошибайтесь в сторону передачи информации. Получив в ответ злобную жалобу на то, что ящик получателя забит вашей «макулатурой», вы будете знать, что данный адресат не заинтересован в сведениях по этому вопросу. А еще лучше, прежде чем посылать сообщение, спросите его лично, насколько ему важна такая информация.
Получение бесполезной корреспонденции – не единственная форма шума. Среди других примеров шумов можно перечислить следующие:
• факторы, отвлекающие внимание во время устной взаимодействия;
• помехи;
• сбои в собраниях;
• личные проблемы, которые препятствуют восприятию сообщения адресатом;
• стресс;
• организационные вопросы.
Уверен, что вы можете продолжить этот список. Помните, что при передаче письменных сообщений следует максимально ограничить шумы, посылая надлежащую информацию надлежащим получателям. При устной взаимодействия нужно постараться устранить или контролировать любые помехи, чтобы все слушатели могли полностью сосредоточиться на реальном смысле сообщения. Общее правило любой взаимодействия заключается в том, что сообщение должно быть точным и лаконичным. Если получателям приходится выкапывать жемчужины из хлама внешних помех, они могут упустить суть взаимодействия.
