Управление проектами. Быстрый старт

E-mail

Информация поступает из различных источников, а проекты имеют тенденцию быстро накапливать ее. Одна лишь электронная почта может наполнить одну-две комнаты папками-скоросшивателями. Нужно ли распечатывать все письма и архивировать их в журнале проекта? Это зависит от многих факторов. Решение принимается на основе личных предпочтений, наряду с приоритетностью и значением электронной почты. Если именно электронная почта является потенциальным источником основных проблем для всего коллектива или имеет отношение к задержкам поставок либо может доказать, что функциональный руководитель не особо настроен на сотрудничество, я бы посоветовала сохранять распечатки писем для справок.

Рассматривайте каждую единицу информации только один раз и сразу же обработайте ее соответствующим образом – удалите, пошлите ответ или сложите ее в архив.

На мой взгляд, один из лучших советов в отношении управления информацией – это идея однократной обработки каждой единицы информации, будь это электронное или голосовое сообщение, межофисная или обычная почта. Когда я впервые узнала об этом, данный совет касался только обычной почты и межофисных меморандумов, так как электронной и голосовой почты тогда не существовало. Да уж, это многое говорит о моем возрасте. Но вскоре я понял, что этот принцип имеет отношение к любой информации или корреспонденции, попадающей на рабочий стол, – обычная почта, электронные и голосовые сообщения и т. д. Прочитав электронное письмо, обработайте его. Если нужно сохранить, переместите его в соответствующую папку. Если нужно распечатать – распечатайте и положите в скоросшиватель. Если письмо не имеет отношения к проекту или бесполезно, сотрите его. Аналогично поступайте с печатной корреспонденцией на бумаге. Прочитайте ее один раз, затем обработайте соответствующим образом.

Электронная почта – уникальный инструмент, обладающий многими полезными функциями, которые можно использовать в следующих проектах. Большинство систем электронной почты позволяют создавать личные папки. Я рекомендую создать отдельную папку для конкретного проекта, может быть, даже с серией нижележащих папок внутри для хранения электронной корреспонденции из различных источников, например для переписки с поставщиками, членами проектной группы, потребителями и т. д. Используйте функциональные возможности системы электронной почты для обработки всего объема получаемых электронных сообщений. Например, можно задать критерии, по которым важные письма будут автоматически перемещаться в особую папку, а «макулатура» – удаляться. Создание правил фильтрации «макулатуры» и немедленное перемещение ее в мусорную корзину сэкономит огромное количество времени. У вас не будет соблазна открыть письмо только потому, что оно попало в ваш ящик, а также не придется тратить время на удаление такого письма вручную.

Правила и критерии – очень полезный инструмент, позволяющий легко распределять сообщения по соответствующим папкам, менять цвет входящих сообщений (я, например, пометил всю корреспонденцию начальника красным цветом, чтобы ничего не упустить) или удалять то, что вас не интересует. К сожалению, невозможно установить критерии, которые могли бы подсказывать, как и когда нужно отвечать. Это вы должны решать самостоятельно, на основании самого письма, личности его автора и содержания.

Можно в течение дня выделить время для чтения электронной почты и рассылки ответов. Иногда вполне достаточно проверять почту каждые два часа, а в промежутке заниматься другими производственными вопросами. Но хочу предупредить: это довольно сложно. Если вы похожи на меня, то, увидев уведомление «новое письмо», вы тут же бросаетесь к почтовому ящику. А это и есть пустая трата времени, потому что отвлекает от основного дела, над которым вы работали в данный момент (например, проектный план или график). Вы оставляете дело, идете читать сообщение, запутываетесь в лабиринте собственных мыслей, отвечаете, потом, может быть, переживаете полученную корреспонденцию и забываете то, чем занимались, и ход своей мысли до того, как стали читать письмо. Попробуйте, может, планомерная проверка почты каждые два часа или в любой другой промежуток времени окажется эффективной для вас.

Голосовая почта

Голосовая почта – еще один потенциальный пожиратель времени. Простого способа фильтрации входящих сообщений не существует, но можно применять некоторые принципы, которые мы уже обсудили. Прослушайте сообщение один раз и отреагируйте на него. Перезвоните, передайте сообщение или удалите его.

Оставляя голосовые сообщения, говорите четко и медленно и возьмите за правило дважды повторять номер своего телефона. Адресата всегда раздражает необходимость несколько раз прослушивать сообщение, чтобы уловить координаты звонившего.

Несколько лет назадудруга я перенял еще одно полезное правило. Часто, когда я дома занимаюсь какими-то личными делами (да, представьте себе, иметь личную жизнь за рамками текущего проекта просто необходимо), мне в голову приходят идеи, касающиеся моего проекта, которые я хотел бы запомнить. Может быть, нужно совершить важный звонок или встретиться с кем-то из проектной группы. Позвоните себе на работу и оставьте сообщение о том, что бы вы хотели сделать завтра. (Только не спрашивайте себя, как дела, как поживаешь, и все будет путем.) Т-с-с, тихо, не говорите никому, но я пользуюсь этим способом и на работе, когда вспоминаю о чем-то, что нужно сделать дома. Я звоню домой и оставляю сообщение на автоответчике.

Пользуйтесь голосовой почтой как полезным инструментом напоминания. Оставляйте себе сообщения, когда вспоминаете о чем-то важном, что вы не хотели бы забыть.

Всякая всячина

Мы уже обсуждали идею журнала проекта. Это прекрасный инструмент организации управления проектом. Еще один полезный инструмент – контрольный список. Таблица контрольного списка, приведенная в главе 1, включает большинство вопросов, которые вносятся в журнал проекта и могут быть использованы для обеспечения выполнения всех необходимых текущих операций.

Это может показаться шаблонной практикой, но именно такая практика упорядочивает работу всех участников. Назначьте определенное время для текущих производственных собраний, например каждый первый и третий четверг в 10 утра. Также запланируйте собрания проектной группы на соответствующее время. Посетив такие собрания один-два раза, участники уже будут знать, что от них требуется и какую информацию они должны представить на таких собраниях, и придут подготовленными.

Я являюсь сторонником теории управления информацией Альберта Эйнштейна. Он любил повторять что-то вроде «Зачем запоминать, если я могу найти информацию в книге?» Где-то я слышал, что он не помнил даже собственного номера телефона, потому что всегда мог посмотреть его в телефонном справочнике. Это, конечно, перебор, но, в принципе, зачем запоминать то, что можно записать на бумаге или на электронном носителе? Возьмите за правило везде носить с собой органайзер, чтобы кратко записывать идеи или напоминания, когда они приходят в голову. Если при вас нет органайзера, оставьте себе сообщение на автоответчике.