Управление проектами. Быстрый старт

Планирование времени

Сколько раз в конце дня вы удивлялись: «На что ушло время?» Вы смотрите на часы: 17:15, но чувствуете, что не сделали практически ничего. Если для вас такая ситуация типична, это означает, что день управляет вами, а не наоборот, как должно быть.

Каждый из нас получает только 24 ч для выполнения задач на данный день. Однако некоторым за этот срок удается сделать в два раза больше работы, чем всем остальным. Но в их распоряжении не больше времени, чем у других. Как им это удается? Они добиваются этого при помощи правильного распределения времени. Распределение времени – это процесс контроля приоритетов в течение определенного периода. Звучит достаточно банально, но это так и есть. Все начинается со сверки календаря и составления списка дел на каждый день. Уже только эти два действия могут значительно снизить возможность выхода рабочего дня из-под контроля. Я обнаружила, что список дел на текущий день помогает мне определить приоритеты и дела, которым стоит уделить особое внимание.

В продаже имеются несколько инструментов организации времени. Как минимум они включают календарь, список дел, ежедневник, список контактов. Эти органайзеры можно приобрести в печатном или электронном формате. Я предпочитаю электронные версии, которые позволяют не только держать список деловых встреч, текущих дел и контактов в одном месте, но и постоянно иметь при себе последний вариант текущего отчета по проекту, важную проектную информацию, подробно разработанный план проекта. Если на встрече по другой теме у кого-то возникнет вопрос по проекту, вся последняя информация у меня под рукой.

Однако необходимо помнить правило из главы 1: инструмент полезен только тогда, когда им умеешь пользоваться. Запишитесь на специальные курсы, чтобы извлечь максимум выгоды из вашего органайзера.

Используйте единый инструмент для организации всех встреч, дел и контактов. Разместите деловую и личную информацию не в двух органайзерах, а в одном, чтобы при планировании не возникало накладок.

Главное правило этой главы – использовать только один инструмент! Одна моя знакомая менеджер одновременно пользовалась тремя органайзерами. Это сводило ее с ума, потому что она никогда не знала, где ей нужно быть в следующий момент. Один органайзер предназначался только для встреч, дел и заметок по определенному проекту. Другой – для общих задач управления компанией (контрольный вопрос: в организации какого типа она работает?). А третий она использовала только для личных дел! Можно только вообразить, что происходило, когда наступала ее очередь забирать детей с тренировки по футболу (дело, записанное в органайзере номер три), а ей нужно было бежать на собрание по проекту, назначенное на это же время (записано в органайзере номер один). Фиксируйте все встречи и дела в одном органайзере. Если вы пользуетесь электронным инструментом, таким как Microsoft Outlook, при желании личные дела можно маркировать отдельно, и они будут скрыты от посторонних глаз.

Существует множество курсов и книг по распределению и планированию времени. Я лично советую вам пройти курс по управлению временем, даже если вы считаете, что прекрасно справляетесь с этим вопросом. Там вы непременно получите полезные рекомендации и советы, которые повысят вашу профессиональную квалификацию.