1.8. Завершение и контроль выполнения проекта
Закрытие проекта – это подведение итогов реализации проекта. Закрытие проекта осуществляется в несколько этапов, а именно:
1 проверка финансовой отчетности проекта;
2 паспортизация;
3 выявление невыполненных обязательств;
4 завершение невыполненных задач (исправление брака и устранение недоделок в соответствии с требованием заказчика, регулировкой взаимоотношений в финансовой части обязательств; выставлением претензий исполнителю заказчиком и взиманием штрафов и т.д.);
5 гарантийное обслуживание;
6 окончательный расчет;
7 подготовка итогового отчета.
Завершение проекта или т.н. разбор полетов (или контроль выполненного) как последний этап в управлении проектом. Акцент необходимо ставить на улучшении, а не на обвинениях. В противном случае, вы заставите людей (исполнителей) обороняться.
Фаза завершения работ по проекту включает следующие этапы: ввод проекта в действие; достижение проекта заданных результатов; прекращение финансирования проекта; работы по закрытию проекта и внесение изменений, не предусмотренных первоначальным замыслом; участие в эксплуатации объектов проекта.
Ввод проекта в действие означает окончательный этап инвестиционной фазы, т.е. к этому моменту должны быть построены и приняты к эксплуатации все основные объекты. Законченные строительством объекты производственного назначения принимаются приемочными комиссиями в эксплуатации только в том случае, если они подготовлены к эксплуатации, на них устранены недоделки и на установленном оборудовании начат выпуск продукции, предусмотренной проектом, в объеме, соответствующем нормам освоения проектных мощностей в начальный период.
Исполнение и проверка исполнения плана проекта.
Без проверки вы не можете быть уверены, что достигнете поставленной цели. Если есть отклонения от плана, то вы должны продумать, как следует изменить план с учетом новых условий.
Контроль проекта – это систематическое сравнение плановых и фактических показателей для принятия управленческих решений.
Люди должны хотеть делать то, о чем вы просите.
Управляющий проектом может добиться контроля на макроуровне тогда, когда существует контроль на микроуровне.
Процессы завершения проекта.
Для выхода из проекта необходимо проанализировать причины снижения эффективности реализации, например, проектного строительства по: показателям продолжительности, росту цен на основные строительные материалы, повышению стоимости выполнения строительно-монтажных работ, росту расходов на оплату труда, повышению роста конкуренции в отрасли и спад экономической активности в отрасли, в которой реализуется инвестиционный проект; возрастание объемов заемных инвестиционных ресурсов, повышению ставки процента за кредит в связи с изменением конъюнктуры рынка, недостаточно обоснованному выбору подрядчиков для реализации проекта, ужесточению системы налогообложения и пр.
Основным критерием для принятия решения по выходу из проекта должен служить ожидаемый уровень доходности в изменившихся условиях его реализации. Продолжать реализацию следует при выполнении следующего условия (см. формулу 1.4):
где Э – ожидаемая доходность реального проекта в изменившихся условиях реализации;
С – средняя ставка депозитного процента на денежном рынке;
ПР – уровень «премии» (дополнительной доходности) за риск, связанный с осуществлением реального инвестирования;
ПЛ – уровень «премии» (дополнительной доходности) за ликвидность с учетом прогнозируемого увеличения продолжительности реализации реального проекта.
Формы выхода из проекта
Эффективными формами выхода из проекта являются следующие:
• отказ от реализации проекта до начала строительно-монтажных работ;
• продажа частично реализованного проекта в форме объекта незавершенного строительства;
• продажа объекта на стадии его эксплуатации;
• привлечение на любой стадии реализации проекта дополнительного паевого постороннего капитала с минимизацией своего паевого участия;
• раздельная продажа основных видов активов реализуемого проекта.
Управление инвестиционным портфелем предприятия предполагает одновременно с принятием решения о выходе из реального инвестиционного проекта (или продажи части финансовых инструментов из портфеля финансовых инвестиций) выработать решение о возможных формах реинвестирования капитала.
Завершение контракта
Основными этапами закрытия контракта являются:
• проверка финансовой отчетности;
• паспортизация;
• выявление невыполненных обязательств;
• завершение невыполненных обязательств;
• гарантийное обслуживание и окончательные расчеты.
Проверка финансовой отчетности включает в себя проверку финансовой отчетности заказчика и подрядчика.
Проверка финансовой отчетности заказчика включает:
• проверку полноты выписки фактуры на весь объем завершенных работ;
• согласование полученных платежей с представленными счетами-фактурами;
• проверку наличия документации по изменениям; контроль суммы удержаний, произведенных заказчиком.
Проверка финансовой отчетности исполнителя включает:
• проверку платежей поставщикам и субподрядчикам;
• соответствие суммы заказов закупкам по накладным поставщиков;
• поиск просроченных платежей поставщику; подтверждение соответствующих удержаний.
Результаты такой проверки позволяют получить данные для подготовки окончательных финансовых отчетов по проекту.
Паспортизация представляет собой один из важных элементов организации закрытия контракта и заключается в регистрации заказчиком ранее представленной ему документации. В качестве последней могут выступать: документация, характеризующая технические условия используемого сырья и материалов, сертификаты и т. д. При правильном управлении инвестиционным процессом вопросы паспортизации решаются своевременно, а не только на этапе закрытия контракта.
Невыполненные обязательства должны быть завершены полностью на этапе закрытия контракта, однако, их выявление должно осуществляться постоянно, в течение всего времени выполнения контракта.
В результате проверки устанавливаются:
• объемы работ, не требующие дополнительных усилий и готовых к закрытию;
• объемы работ, требующие завершения для выполнения договорных обязательств.
На этапе завершения невыполненных обязательств предпринимаются усилия для исправления брака и устранения недоделок. В случае если эти усилия дорогостоящи и длительны, руководитель проекта должен урегулировать проблемы с заказчиком путем уступок с его стороны в отношении некоторых требований или путем уплаты штрафа.
Если работа своевременно не выполнена, то должен рассматриваться вопрос об изменении контракта. Ведение переговоров с целью изменения условий контракта производится до его закрытия и окончательных платежей. Все изменения в контракте утверждаются заказчиком, и до его утверждения никакие дополнительные работы не выполняются. Информацию о выполнении всех работ по контрактам руководитель проекта передает комиссии, принимающей объект.
Закрытие контракта должно сопровождаться завершением расчетов по нему, т. е. выпиской счета для осуществления окончательного платежа.
Оплата подрядных работ при сдаче объекта в эксплуатацию зависит от качества выполнения СМР. Если в процессе сдачи объекта в эксплуатацию обнаружены дефекты, оплата выполненных подрядных работ производится за вычетом «гарантийного резерва». Данный резерв создается подрядчиком до начала строительства и возвращается ему при отсутствии строительных дефектов. Несмотря на наличие такого механизма, как “гарантийный резерв”, затраты, связанные с исправлением дефектов, могут быть весьма существенными. В ряде стран эти затраты достигают 1-1,5 % годового объема инвестиций.
Вопросы для самопроверки:
1. Что подразумевается под закрытием проекта?
2. Дайте краткую характеристику методу завершения проекта «разбор полетов» как очередному этапу выполнения проекта.
3. Проанализируйте контроль проекта как завершающий этап выполнения инвестиционного проекта.
4. Охарактеризуйте процесс завершения инвестиционного проекта.
5. Раскройте формулу расчета ожидаемого уровня доходности в изменившихся условиях реализации инвестиционного проекта.
6. Что называется эффективными формами выхода из инвестиционного проекта?
7. Что представляют собой основные этапы закрытия контракта?
8. Что включает проверка финансовой отчетности?
9. Что представляет собой паспортизация в процедуре завершения проекта?
10. Какие предпринимаются шаги на этапе невыполненных обязательств в завершении проекта?