4 Секреты успешных совещаний

По мнению автора, существует две самые распространенные проблемы, почему совещания так часто неэффективны и даже ненавистны:

Проблема 1. Недостаток драматизма.

Совещания совсем не должны быть скучными. Конструктивные конфликты и дискуссии добавляют жизни и динамики любой встречи. Наоборот, плохой показатель - если команда просто пассивно слушает и не вносит ничего нового в ход совещания.

Для подогревания умеренного драматизма ведущий совещания может проиллюстрировать опасности, следующие за плохим решением, подчеркнуть угрозы и негативные последствия для организации.
Важно, чтобы коллектив был вовлечен, осознавал последствия, а также свой вклад в развитие ситуации.
Тогда дискуссия должна завязаться сама собой.

Проблема 2. Отсутствие контекстуальной структуры или совещания - рагу.

Такие совещания включают в себя всевозможные виды вопросов и актуальных задач - тактические моменты, стратегические задачи, текущие проблемы, все в разном приоритете и в разной степени актуальности. За ограниченное время во время таких совещаний возникает больше вопросов чем ответов и соответственно времени на полноценную дискусию и принятие решений не остается.

Автор предлагает решить эту проблему путем введения четырех видов совещаний в зависимости от контекста:

Ежедневные пятиминутки

Призваны дать представление коллективу, что над чем работает команда в регулярном режиме. Помогают выявить и скорректировать ежедневные приоритеты, сэкономить время на электронную переписку по поводу "кто что делает" в течение дня.

Еженедельные тактические совещания

Длительность таких совещаний не должна превышать 1.5 часов и должна включать такие моменты:

Блиц - быстрый отчет, во время которого участники по очереди называют два­-три своих приоритета на неделю. Каждый должен уложиться в одну минуту и быстро описать, что ему предстоит сделать.

Обзор результатов деятельности - отчет о важнейших параметрах деятельности: выручке, затратах, удовлетворенности клиентов, материальных запасах. У каждой компании список может быть индивидуальный, в зависимости от специализации.

Повестка в реальном времени - лишь после первых двух пунктов рекомендуется определится со списком наиболее актуальных вопросов для обсуждения (но не до совещания, когда эти вопросы не раскрыты).

Ежемесячные стратегические встречи

Такие встречи предназначены для анализа и дебатов касательно наиболее важных стратегических задач.
Рекомендуется выносить одну-две темы для полного погружения в суть проблемы.

Ежеквартальные выездные обзоры

Выездные совещания позволяют руководителям отвлекаться от ежедневных задач и более целостно посмотреть на бизнес и его долгосрочные перспективы. К примеру: полноценная оценка стратегии, оценка руководящей команды, оценка коллектива, оценка конкурентов.

Для удобства есть замечательная табличка с кратким изложением сути каждой встречи:

В заключение скажу, что подход вполне практичный и универсальный.
Спасибо Патрику за еще одну полезную книгу.