Психология делового общения

© ООО Издательство «Питер», 2017

© Серия «Мастера психологии», 2017

Предисловие

Русский мыслитель Петр Яковлевич Чаадаев (1794–1856) как-то остроумно заметил: «Лишенные общения с другими созданиями, мы щипали бы траву, а не размышляли о своей природе». Согласно библейскому преданию, после Всемирного потопа все человечество представляло собой один народ, говоривший на одном языке. Этот народ решил построить город Вавилон и башню высотой до небес, чтобы «сделать себе имя». Однако возведение башни было прервано Богом, который создал новые языки, разделившие людей. Так они перестали понимать друг друга, не могли продолжать строительство города и башни и рассеялись по всей земле. Это предание как нельзя лучше свидетельствует о том, что ни одно дело не может спориться, если в процессе общения и взаимодействия люди не установят взаимопонимание.

Жизнь делового человека тесно связана с общением. Так, по данным американского специалиста Фрэнка Снелла, представитель делового мира за день произносит 30 тысяч слов.

Умение строить отношения с людьми, находить определенный подход к конкретному человеку необходимо каждому. Общение включает в себя множество видов, функций и направлений.

В нашей стране все деловые контакты в управленческой сфере долгое время сводились в основном к отдаче распоряжений и их выполнению. Такова была суть административно-командной системы.

Возможность предпринимательской деятельности потребовала от начинающих бизнесменов умения находить партнеров и сотрудничать с ними, а также контактировать с чиновниками и т. д., то есть активно общаться.

Отсутствие навыков делового общения не раз ставило в трудное положение даже того, кто в своей области считается профессионалом! А ведь общается каждый из нас постоянно.

Изучением тех или иных сторон общения занимаются психология, философия, социология, этология и другие науки, вносящие свой вклад в понятие «общение».

Деловое общение присутствует в разных сферах человеческой деятельности: профессиональной, учебной, спортивной, военной и т. п. Тем не менее в обширной отечественной и зарубежной психологической литературе речь в основном идет о деловом общении на производстве. Об этом же аспекте деловых отношений пойдет речь и в этой книге.

В частности, здесь не представлен анализ делового педагогического общения, который можно найти в моих книгах «Психология общения и межличностных отношений» (СПб.: Питер, 2015, 2-е изд.) и «Психология для педагогов» (СПб.: Питер, 2000).

Данное издание состоит из трех разделов («Психологическая характеристика делового общения», «Особенности разных видов делового общения», а также «Руководитель как субъект делового общения») и снабжено как методиками изучения рассматриваемых вопросов, так и списком отечественной и зарубежной литературы по предмету. Книга предназначена для психологов, социологов, философов, менеджеров и студентов соответствующих профилей.

I. Психологическая характеристика делового общения

Глава 1. Деловое общение

1.1. Что такое деловое общение

Деловое общение – вид общения, цель которого лежит за пределами процесса общения и которое подчинено решению определенной задачи (производственной, научной, коммерческой и т. д.) исходя из общих интересов и целей коммуникантов. Деловое общение – это коммуникативная предметно-целевая и по преимуществу профессиональная деятельность в сфере социально-правовых и экономических отношений (Колтунова М. В., 2005).

Итак, деловое общение – особый вид общения, для которого характерно взаимодействие с целью обмена деятельностью, информацией или влиянием. У делового общения должен быть конкретный результат – продукт совместной деятельности, информация, карьера, власть, а также сопутствующие им интеллектуальный анализ и эмоциональные переживания.

Деловое общение подразумевает служебные, то есть официальные, контакты с обратной связью между начальством и подчиненными, а также между подчиненными. С помощью общения руководитель организует совместную деятельность коллектива, управляет его работой и поведением конкретных исполнителей.

Исследователями отмечаются некоторые современные тенденции в изменении роли, содержания и качества делового общения.

Во-первых, как в нашей стране, так и за рубежом наблюдается значительное усиление роли общения, причем как делового, так и межличностного. Число контактов между людьми возрастает, особенно в сфере международных отношений. Например, в России существенно увеличилась роль общения в процессе оказания услуг.

Во-вторых, происходит заметное ослабление роли непосредственного общения в связи с развитием электронных коммуникационных систем и виртуальной организации труда.

В-третьих, существенное влияние на характер общения оказывает социально-экономическое и политическое расслоение современного, в том числе российского, общества.

Специфика делового общения обусловлена тем, что оно возникает на основе и по поводу определенного вида деятельности, связанного с производством какого-либо продукта, делового эффекта. Стороны делового общения имеют формальный (официальный) статус, определяющий для них необходимые нормы и стандарты поведения (в том числе этические). Это связано с тем, что за каждым работником в организации нормативно закрепляется стандарт поведения в виде устойчивой структуры формальных прав и обязанностей, которому надо следовать. Поэтому психологически деловое общение оказывается в значительной степени формализованным, отстраненным, «холодным».

Спецификой делового общения также является невозможность в большинстве случаев выбрать себе партнера, то есть необходимость работать с человеком, который занимает ту или иную должность. Как правило, мы выбираем вид деятельности или место работы, а не начальников, коллег и подчиненных. В деловом общении нет возможности самостоятельно изменить уже принятую роль, а самих форм общения гораздо меньше, чем в общении межличностном.

Отличительной чертой делового общения является и то, что оно не имеет самодовлеющего значения, не является самоцелью, а служит средством для достижения каких-либо других задач. Желание общаться вторично по отношению к необходимости. Необходимость – главный признак, отличающий деловое общение от неформального, межличностного. Без делового общения взаимодействие между членами производственного коллектива становится невозможным.

Еще одна особенность делового общения состоит в том, что мы не можем прекратить взаимодействие с партнером (по крайней мере без потерь для обеих сторон).

Намерения собеседников в процессе делового общения:

• дать или получить нужную информацию, обменяться ею;

• договориться по интересующему собеседников вопросу, обсудить выгоды избранного способа действий и пр.;

• установить контакт для построения деловых отношений с соблюдением своего статуса и роли.

Необходимость делового общения обусловлена:

• общностью целей деятельности для сотрудников;

• наличием общего социального пространства и времени;

• взаимосвязью участников при выполнении ими определенных производственных функций;

• регламентацией форм общения.

Требования к речевой коммуникации при деловом общении:

• четкое обозначение цели сообщения;

• понятность и доступность всего сказанного (оно должно быть понятным и доступным для восприятия разными группами работников);

• краткость и сжатость излагаемой информации (внимание сотрудников следует привлекать лишь к тем проблемам, которые касаются их непосредственно);

• активное слушание, демонстрация сигналов понимания и готовности к совместным действиям.

Приведенные правила в равной мере должны соблюдаться как в разговоре двух собеседников, так и при групповом общении. В то же время их использование и конкретные проявления в деловой беседе или на деловом совещании имеют свои особенности.

Прежде всего передаваемая информация должна быть точной и ясной (что подразумевает отсутствие всякой двусмысленности, путаницы, недосказанности), а также профессионально правильной и желательно наглядной (здесь на помощь приходит использование общеизвестных ассоциаций и параллелей или наглядных пособий). Когда это возможно, следует сообщать присутствующим источники вашей информации и указывать на их надежность.

В то же время нужно уметь воспринимать сказанное «между слов», что аналогично чтению «между строк». Это имеет первостепенное значение в беседах официальных руководителей высокого ранга, которые часто не могут себе позволить открыто говорить все, что думают и хотят.

Также следует постоянно помнить о направленности беседы, то есть держать в голове ее основные задачи и не отклоняться от темы, даже если собеседники забрасывают докладчика вопросами.

При этом нужно последовательно проводить свою мысль, свое мнение, отстаивая его ненавязчиво, но упорно.

В процессе информирования не стоит прерывать собеседника без крайней необходимости, но и не нужно бояться пауз в разговоре; возможно, второй участник общения просто собирается с мыслями перед тем, как сказать что-то важное. Если же пауза затягивается, можно приободрить собеседника косвенным вопросом, на который нельзя ответить односложно, что побудит его вольно или невольно пуститься в пространные рассуждения. В этом случае нужно уметь выбирать подходящие моменты для своих замечаний и делать их обоснованно, в тактичной форме, помня о самокритике.

Вопросы, поставленные для обсуждения, нужно рассматривать в той последовательности, которая была запланирована, и переходить к следующему пункту только после обсуждения предыдущего.

Следует внимательно следить за тем, что именно спрашивает собеседник. Если что-то неясно, нужно задать уточняющий вопрос, но так, чтобы собеседник при ответе высказал собственное мнение, а не пытался говорить, используя затасканные стереотипы.

Во время беседы важно постоянно обращаться к собеседнику с вопросами, учитывая, что личное влияние в деловых отношениях имеет очень большое значение.

Большинство людей неохотно отвечают на прямые вопросы по ряду причин (недостаточное знание предмета, боязнь передачи неправильных сведений, деловые ограничения или трудности в изложении и т. д.). Поэтому сначала надо заинтересовать собеседника, объяснив ему, почему отвечать на поставленные вами вопросы в его интересах. Кроме того, нелишне обосновать свой интерес к тому или иному факту и рассказать, каким образом вы собираетесь использовать полученную информацию.

Следует иметь в виду, что некоторые собеседники часто стремятся скрыть свои мысли, отделаться общими фразами, уйти от принятия конкретных решений. Разумеется, такое поведение существенно снижает эффективность деловой беседы и усложняет достижение поставленной цели.