Ежедневник
Казалось бы, ежедневник – основной и самый простой инструмент для управления временем. Купить его можно в любом магазине канцтоваров, деловых подарков и в большинстве книжных магазинов. Однако нигде не учат, как пользоваться ежедневником. И в результате большинство сотрудников любого предприятия, которым ежедневник был бы весьма полезен, просто его (либо его аналоги – бумажные или компьютерные) не используют. Причем это касается не только рядовых сотрудников, но и значительной части руководящего состава! Это, конечно же, совершенно неприемлемо.
Попробую исправить данный недочет и рассказать о том, как эффективно использовать ежедневники. Прежде всего нужно выбрать себе хороший, качественный ежедневник: пользоваться им значительно удобнее, чем примитивным ежедневником, похожим на обычный блокнот, в котором даже часы в сутках не расписаны и отсутствует календарь. Опять же не следует забывать, что, если Вы участвуете в статусных переговорах, ежедневник относится к числу аксессуаров, по которым Вас оценивает противоположная сторона. Так что при переговорах на несколько миллионов выкладывать на стол ежедневник производства фабрики «Урюпинский печатник» стоимостью 35 рублей – не самая лучшая идея. На мой вкус, вполне приемлемы ежедневники производства Nazareno Gabrieli. Также важен размер ежедневника. Если Ваша работа предполагает интенсивные разъезды и выездные переговоры с клиентами, для слишком большого ежедневника обязательно потребуется сумка или портфель. А маленький легко поместится в кармане пальто.
При правильном использовании ежедневник надо носить с собой практически постоянно: на случай, если Вам придет в голову хорошая идея, которую стоит сразу же записать для дальнейшей реализации. Иначе она, скорее всего, улетучится, забудется. А такие идеи, надо сказать, значительно чаще приходят в голову на отдыхе, в пути или когда Вы читаете интересную книгу, чем во время рабочей текучки. Или, допустим, вечером Вам позвонил партнер – Вы посмотрели в ежедневник, согласовали с партнером время встречи (созвонки), вписали все в ежедневник, закрыли его и сразу же выбросили этот вопрос из головы. Или Вы встречаетесь с другом, обсуждаете, как идут дела в его бизнесе, и в процессе разговора Вам приходит в голову отличная идея по развитию Вашего бизнеса. Вы сразу же вписываете ее в ежедневник в форме задачи, которую Вы или Ваши коллеги начнут решать в определенный день, закрываете ежедневник и возвращаетесь к приятной дружеской беседе. В общем, ежедневник полезен именно тогда, когда он всегда под рукой. Чтобы любой поступивший вопрос или возникшую идею в любой момент можно было записать и не держать в голове. Поэтому, где бы Вы ни находились и куда бы Вы ни ехали, при Вас всегда должны быть ежедневник и ручка. У меня ручка всегда лежит в бумажнике (об этом мы еще поговорим, когда затронем тему личных финансов).
Таким образом, удобнее всего ежедневник карманного формата. Мало ли отличных мыслей, идей и предложений погибает сразу после рождения, оттого что их не записали и не сохранили? А если ежедневник при Вас – впишите свою идею туда. Лучше всего в виде вопроса, поставленного на контроль. И Вы спокойны: теперь идея обязательно будет реализована. Если Вы ведете автомобиль, остановитесь, прижмитесь к обочине, запишите мысль и спокойно езжайте дальше. Маневр займет всего несколько минут. А ведь по-настоящему ценная идея приходит в голову далеко на каждый день!
Особое предупреждение: во время дневного сна, о пользе которого мы говорили выше, ежедневник и ручка должны лежать рядом с кроватью! Если Вы засыпаете, когда голова перегружена рабочими или личными вопросами, дневной сон становится идеальным моментом для освобождения Вашего подсознания вместе с интуицией. Пока Вы спите (иногда это настоящий сон, а иногда этакое промежуточное состояние, когда Вы вроде и не бодрствуете, но и заснуть до конца не можете), мозг работает над поставленными ему задачами. И – о чудо! – вдруг на Вас снисходит озарение, и все становится на свои места! Именно так, по рассказам, было с Менделеевым: окончательная систематизация таблицы элементов произошла во сне. Подсознание и интуиция провели эту работу, пока он спал. Или Вам просто придет в голову толковая мысль, которая поможет продвинуть вперед решение важного вопроса. Но необходимость удерживать ее в голове, чтобы, не дай бог, не забыть до пробуждения, уже не даст Вам заснуть. Выход – сразу же записать идею в ежедневник и спокойно спать дальше. Главное, чтобы и ежедневник, и ручка были под рукой и Вам не приходилось вставать. Потом, когда выработается привычка, Вам даже не придется до конца просыпаться. Вполне возможно, что за время одного дневного сна Вам в голову придет несколько отменных идей, которые окажут в дальнейшем неоценимую помощь.
Итак, одно из основных предназначений ежедневника: туда Вы вписываете мысли, идеи, задачи и вопросы, которые нужно поставить на контроль. Причем вписываете сразу же в момент их возникновения.
А как заполняется ежедневник?
Прежде всего ежедневник предназначен для планирования дел, которые нужно выполнить в определенные дни и к определенному моменту времени, а также совместных мероприятий, в которых кроме Вас участвуют другие люди. Заполненный лист ежедневника может выглядеть так:
9:30–11:00. Подготовить коммерческое предложение для «Агро-Снаб»
12:30. Переговоры с «Агро-Снаб», ул. Строителей, д. 37, оф. 403
Доработать типовую презентацию комплекса «Веста» в PowerPoint
17:00. Совещание по рекламе.
– Предложить разработать серию из трех радиороликов по продвижению услуг автоклуба/аварийного комиссара.
– Будем ли мы участвовать в выставке Trade-Expo в декабре?
– Заказать новые статусные визитки!
ОБЯЗАТЕЛЬНО сначала согласовать дизайн и самому выбрать бумагу, чтобы не получилось такого убожества, как в прошлый раз!
На примере данного дня мы видим, что на 12:30 и на 17:00 запланированы совместные мероприятия, в которых Вы участвуете вместе с другими людьми. Остальным же временем Вы распоряжаетесь сами, по своему усмотрению. К совещанию по рекламе Вы уже написали ряд вопросов, которые обязательно поднимете. Скорее всего, сами эти вопросы и идеи возникли раньше. И тогда Вы сразу внесли их в ежедневник рядом с мероприятием, на котором их уместнее всего обсудить. На совещании эти вопросы будут внесены в протокол. После чего будут контролироваться еженедельно на каждом очередном совещании до тех пор, пока их не решат.
Наконец, самый серьезный вопрос на этот день – типовая презентация комплекса «Веста». Поэтому Вы и выделили ее жирным шрифтом. При этом Вы планируете, что для доработки презентации Вам не потребуется все время между переговорами с «Агро-Снабом» и совещанием по рекламе. Там остается свободный интервал, который можно использовать для еще какого-нибудь полезного дела.
Такой ежедневник хорош, чтобы контролировать себя и планировать совместные мероприятия. Но почему бы не использовать его и для контроля за другими? Так мы приходим к идее контрольного раздела ежедневника.
Контрольный раздел – большой шаг вперед в повышении эффективности использования ежедневника! Идея, как уже говорилось, проста: если с помощью ежедневника можно контролировать себя, почему бы с его помощью не контролировать других? В результате вверху каждой страницы ежедневника отводится место для контрольных точек. Это вопросы и задачи, решить которые должны другие люди, но решение которых контролируете Вы. Сюда же могут входить и важные платежи, поступление которых Вы держите на личном контроле. Например:
☼ «Муаранг-Трейд» – 1,2 млн руб. (Кочнева);
☼ акт на 2,7 млн руб. по 3-му этапу – Балаковская АЭС (Дмитриев);
☼ Ромашева: маркетинговый план на 2-й квартал;
☼ B/D: Олег Анимподистович Корольков – сот. 8 (925) 111–00–00.
Первая контрольная точка — проплата от клиента «Муаранг-Трейд», которую должна обеспечить Кочнева. Если в утреннем отчете о платежах Вы не увидели этой проплаты, можно позвонить Кочневой и спросить, в чем дело. Или сбросить CMC, подождать ответа (при этом Кочнева может предпринять какие-то действия, чтобы исправить ситуацию). И уж дальше – по обстоятельствам – звонить. Более того, сотрудники и коллеги, имеющие опыт работы с Вами, уже знают: если Вы поставили на контроль какой-то вопрос, то в назначенный день проконтролируете его обязательно. Если им вовремя не удалось решить данный вопрос, пусть лучше заранее Вас предупредят, чтобы Вы перенесли контроль этого вопроса на другой день. Иначе Вы обязательно «снесете» им голову – расплата неизбежна! В любом случае, если сегодня деньги не пришли, контрольная точка переносится в контрольный раздел ежедневника на один из следующих дней. Наоборот, если ожидаемая сумма уже поступила в один из предыдущих дней, Вы сразу же вычеркиваете контрольную точку из контрольного раздела ежедневника.
Вторая контрольная точка касается подписания важного для Вас (и для компании, конечно) акта выполненных работ. Вряд ли информация о подписанных/неподписанных актах включается в утренний финотчет. Поэтому, чтобы понять, что происходит с подписанием акта, Вы звоните Дмитриеву либо пишете ему запрос по CMC/e-mail. Обратите внимание: если Вы контролируете подписание акта сегодня, значит, его должны были подписать не позднее предыдущего рабочего дня. И если Вы уже получили информацию, что акт подписан, то вычеркиваете данную контрольную точку из ежедневника.
Третья контрольная точка: не позднее предыдущего рабочего дня Ромашева должна была разработать и прислать Вам маркетинговый план на 2-й квартал. Если сегодня утром план еще не пришел на Ваш электронный ящик – пора звонить Ромашевой!
Четвертая контрольная точка: Вы запланировали поздравить близкого человека с днем рождения. Хотя это не контрольный вопрос для кого-то, а напоминание для Вас, решается все так же – звонком по указанному номеру. Поэтому для простоты мы пишем напоминания о поздравлениях в тот же раздел ежедневника.
Когда Вы вводите в своем ежедневнике контрольный раздел, необходимо выработать в себе полезную привычку: как только кто-то пообещал Вам что-то значимое (оплату от клиента, решение вопроса, разработку документа), сразу делаете запись об этом в контрольный раздел ежедневника на соответствующий день! Если Ромашева пообещала разработать и прислать Вам маркетинговый план не позднее 13 марта, ставите контрольную точку на 14 марта, и т. д. Постепенно Ваши сотрудники и коллеги привыкнут: обещания, данные Вам, нужно исполнять своевременно, иначе Вы спустите с них шкуру точно в назначенный день.
Если контрольный раздел ежедневника заполняется регулярно, его удобно использовать и для борьбы с собственной ленью. Все мы люди, все мы несовершенны, и всем нам свойственно лениться! Представьте: Вы большой босс. Приходите с утра на работу в офис (или никуда не выезжаете из дома: позавтракали – и пора бы заняться делами). А делать ничего не хочется… просто катастрофически! Но надо! Как же быть? Открываете контрольный раздел ежедневника – а там 5, 8 или 10 контрольных точек на сегодня. Звоните всем «фигурантам» по очереди – и каждому, кто еще не сделал обещанного, «отшибаете башку». Расправа занимает у Вас 10–15 минут. Вы разогнались, энергии прибавилось… теперь Вам значительно легче начать заниматься собственными делами. Опять же, как-то нехорошо самому бездельничать, когда Вы только что «наехали» на нескольких сотрудников и коллег. Поработали – чувствуете, что жажда деятельности сходит на нет… Ничего! Открываете контрольный раздел ежедневника – и еще раз продалбливаете всех, кто еще не отчитался Вам в успешном выполнении поставленной задачи. Заодно у людей вырабатывается полезная привычка: не так важны все остальные обязательства, как обязательства, данные Вам. Их нужно выполнить любой ценой! И точно в срок, пока они не попали под Ваш пресс – а этого им очень не хочется.
Что еще можно сделать для более эффективного использования ежедневника? Имеет смысл делить каждую страницу ежедневника ниже контрольного раздела вертикальной чертой пополам. Слева от разделительной черты Вы выписываете мероприятия, жестко привязанные ко времени (например, совещания, встречи с клиентами, визит к нотариусу). А справа перечисляете плановые вопросы, которые нужно решить, используя свободные интервалы времени. Как только у Вас возникает свободное время, Вы можете (особенно, если это нужно для разогрева) пройтись по контрольному разделу ежедневника. Потом смотрите в правую часть страницы на список плановых задач и выбираете самое важное дело. В крайнем случае, дело, к которому у Вас в данный момент больше лежит душа. Чтобы уделять основное внимание самым важным задачам, полезно каждое утро расставлять приоритеты рядом с задачами, перечисленными в правой части сегодняшней страницы ежедневника. Самая важная задача помечается цифрой I, вторая по важности – цифрой II и т. д. Решенная задача вычеркивается из правой части страницы. Все дела, которые не выполнены к концу рабочего дня, переносятся на следующие дни – в правую часть страниц ежедневника.
Вот как в этом случае может выглядеть страница Вашего ежедневника.
На этой странице ежедневника сверху расположен контрольный раздел. Слева под ним – колонка запланированных по времени мероприятий. Справа – колонка задач, ранжированных по приоритету, которые желательно решить в свободные интервалы времени. Практика показывает, что при таком планировании задач, мероприятий и контрольных точек Вы успеваете выполнить существенно больше дел за единицу времени, чем при традиционном использовании ежедневника или совсем без него. А благодаря контрольному разделу никто не скроется от Вашего контроля!
Конечно, у Вас может возникнуть вопрос: почему я так подробно рассказываю о ежедневнике в век компьютерных технологий? Безусловно, я буду только за, если Вы будете планировать список своих дел в Outlook и использовать в качестве органайзера ноутбук или коммуникатор. Я просто делюсь с Вами своим опытом. У меня есть и ноутбук, и коммуникаторы. Но для планирования времени я пользуюсь ежедневником, и получается неплохо. Не столь важно, как Вы организуете свое время – с помощью компьютера или бумажного ежедневника. Важно, чтобы у Вас это получалось легко, удобно, эффективно и без лишних усилий!